QUY TRÌNH TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨNG TẠI VPCC NGUYỄN THỊ NGỌC BÍCH
I. QUY TRÌNH CHUNG TIẾP NHẬN VÀ XỬ LÝ HỒ SƠ YÊU CẦU CÔNG CHỨNG
Bước 1: Công chứng viên trực tiếp tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng theo thứ tự khách hàng nộp hồ sơ. Hồ sơ được tiếp nhận phải đầy đủ và đúng quy định, gồm cá giấy tờ sau đây:
a/ Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng, danh mục giấy tờ gửi kèm theo, tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
b/ Dự thảo hợp đồng, giao dịch (trong trường hợp hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng thì không có loại hồ sơ này);
c/ Bản sao giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu công chứng;
d/ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
đ/ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có;
(Bản sao là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực).
Bước 2: Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng.
- Trường hợp hồ sơ không đầy đủ cơ sở pháp luật để giải quyết, Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối bằng văn bản. Công chứng viên báo cáo Trưởng văn phòng xin ý kiến và ký văn bản trả lời cho khách hàng.
- Trường hợp hồ sơ thiếu: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ). Việc yêu cầu bổ sung chỉ thực hiện một lần (trừ trường hợp có phát sinh mới từ tài liệu bổ sung). Thời hạn bổ sung hồ sơ không tính vào thời hạn giải quyết hồ sơ.
- Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng.
Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch, giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng viên làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng;
Bước 3: Soạn thảo hoặc chỉnh lý văn bản công chứng (đối với trường hợp văn bản công chứng được soạn thảo sẵn)
Công chứng viên soạn thảo, kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu trong dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với quy định của pháp luật thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì công chứng viên có quyền từ chối công chứng.
Bước 4: Ký hợp đồng, giao dịch và công chứng hợp đồng giao dịch
- Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng.
- Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu và kiểm tra thông tin trong cơ sở dữ liệu công chứng (lịch sử giao dịch và tình trạng ngăn chặn của tài sản) trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch
Việc ký chứng nhận từ hồ sơ công chứng được thực hiện trong ngày, trường hợp phức tạp cần nghiên cứu, xác minh thì phải thực hiện đúng theo thời hạn ghi trong phiếu hẹn.
Trường hợp không thể ký chứng nhận hồ sơ đúng thời hạn ghi trong phiếu hẹn thì chậm nhất là 01( một) ngày so với ngày hẹn ghi trong phiếu hẹn, Trưởng văn phòng thông báo cho người yêu cầu công chứng về việc thực hiện chứng nhận hồ sơ trễ hạn và hẹn lại ngày ký chứng nhận. Việc thông báo có thể thực hiện thông qua điện thoại, thư điện tử… thuận tiện cho khách hàng.
Bước 5: Đóng dấu và trả kết quả
Hợp đồng, giao dịch sau khi đã được công chứng viên ký tên chứng nhận được thư ký giúp việc chuyển cho bộ phận kế toán và văn thư để làm thủ tục tính, thu lệ phí, thù lao công chứng và chi phí khác, đồng thời hoàn tất thủ tục đóng dấu của văn phòng công chứng để hoàn trả cho khách hàng 1 (một) bản chính văn bản công chứng sẽ được giữ lại để chuyển cho bộ phận lưu trữ để thực hiện lưu trữ theo quy định.
Lưu ý:
+ Các trường hợp công chứng hồ sơ, giấy tờ có sự tham gia của người làm chứng, người phiên dịch:
Việc công chứng hồ sơ, giấy tờ phải có sự tham gia của người làm chứng nếu pháp luật quy định việc công chứng phải có người làm chứng hoặc trường hợp pháp luật không quy định nhưng người yêu cầu công chứng không đọc được hoặc nghe thấy được hoặc không ký và không điềm chỉ được.
a/ Trường hợp người yêu cầu công chứng không thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch;
b/ Trường hợp người yêu cầu công chứng là một trong các trường hợp sau: Không đọc, không nghe, không ký hoặc không điểm chỉ được thì phải có người làm chứng, trường hợp người yêu cầu công chứng không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch
Văn phòng công chứng Nguyễn Thị Ngọc Bích có trách nhiệm hướng dẫn và giải thích cho người có yêu cầu công chứng về việc phải có nugười làm chứng và người phiên dịch cũng như các điều kiện có liên quan theo quy định của pháp luật.
Người yêu cầu công chứng được tự mời người làm chứng, người phiên dịch. Nếu họ không mời được thì công chứng viên chỉ định người làm chứng.
Văn bản công chứng phải thể hiện rõ sự tham gia của người làm chứng hoặc người phiên dịch hoặc cả hai, phần lời chứng của Công chứng viên phải ghi rõ có người làm chứng, người phiên dịch tham gia vào quá trình chứng nhận hồ sơ và những người này phải ký và xác nhận vào văn bản công chứng trước mặt Công chứng viên.
+ Ngoài các bước tiếp nhận trực tiếp, khách hàng có thể sử dụng zalo, email để gửi thông tin cá nhân, tài sản giao dịch và yêu cầu công chứng về địa chỉ zalo, email của văn phòng công chứng. Chuyên viên tin học của văn phòng công chứng phân công Công chứng viên hướng dẫn và chuẩn bị hồ sơ trước hạn chế việc đi lại của khách hàng.