Quy trình công chứng Hợp đồng chuyển quyền sở hữu nhà, quyền sử dụng đất, Hợp đồng mua bán, tặng cho, trao đổi nhà; Hợp đồng chuyển đổi, chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn bằng quyền sử dụng đất
1.1 Quy trình chung
Bước 1: Công chứng viên trực tiếp tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng
+ Trường hợp hồ sơ thiếu: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ). Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần (trừ trường hợp có phát sinh từ tài liệu bổ sung). Thời hạn bổ sung không tính vào thời hạn giải quyết hồ sơ.
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật, Công chứng viên thụ lý, ghi vào sổ công chứng, theo yêu cầu của khách hàng Công chứng viên có thể giải quyết hồ sơ ngày hoặc cấp phiếu hẹn (phiếu hẹn ghi cụ thể ngày tháng năm nhận, ngày tháng năm hẹn ký và họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ).
Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện hợp đồng, giao dịch, giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia hợp đồng, giao dịch. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì Công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng viên làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định, trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
Bước 2: Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng
Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra tài sản có được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại văn phòng và trên chương trình quản lý hồ sơ công chứng và chương trình tra cứu thông tin ngăn chặn của Sở Tư pháp), kể cả việc xác minh cụ thể tại nơi có tài sản.
+ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết, Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối bằng văn bản, Công chứng viên báo cho Trưởng văn phòng xin ý kiến và lý văn bản trả lời cho khách;
+ Trường hợp hồ sơ thiếu: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ). Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần (trừ trường hợp có phát sinh mới từ tài liệu bổ sung). Thời gian bổ sung hồ sơ không tính vào thời hạn giải quyết hồ sơ;
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật, Công chứng viên thụ lý, ghi vào sổ công chứng, theo yêu cầu của khách hàng, Công chứng viên có thể giải quyết hồ sơ ngày hoặc cấp phiếu hẹn (phiếu hẹn ghi cụ thể ngày tháng năm nhận, ngày tháng năm hẹn ký và họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ);
Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia giao dịch. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc lập di chúc có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì Công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng viên làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
Bước 3: Soạn thảo hoặc chỉnh lý văn bản công chứng
Công chứng viên thực hiện hoặc chuyển thư ký nghiệp vụ thực hiện những việc cụ thể do Công chứng viên phân công (rà soát, chỉnh lý dự thảo hợp đồng do các bên đã nộp, đánh máy, in ấn hợp đồng…)
a/ Trường hợp người yêu cầu công chứng đã dự thảo sẵn hợp đồng, giao dịch: Công chứng viên kiểm tra dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu dự thảo phù hợp hoàn toàn với quy định của pháp luật thì sau khi ghi vào sổ thụ lý, Công chứng viên chuyển cho thư ký nghiệp vụ đánh máy lời chứng. Trong trường hợp dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng
b/ Trường hợp người yêu cầu công chứng chưa dự thảo sẵn hợp đồng, giao dịch: nếu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì công chứng viên chuyển thư ký nghiệp vụ đánh máy soạn thảo hợp đồng, giao dịch.
Bước 4: Ký hợp đồng, giao dịch và công chứng hợp đồng giao dịch
Thư ký nghiệp vụ hướng dẫn người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch. Trường hợp người yêu cầu công chứng không biết đọc, không biết viết, Công chứng viên yêu cầu có nhân chứng chứng kiến công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe (theo Khoản 7 Điều 40 Luật Công chứng 2014) và nhân chứng cùng ký xác nhận vào văn bản công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng không thành thạo tiếng Việt, Công chứng viên phải yêu cầu có người phiên dịch. Nếu khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ dự thảo nội dung hợp đồng, giao dịch, Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng, hướng dẫn người được yêu cầu công chứng ký (điểm chỉ) vào từng trang của bản hợp đồng, giao dịch trước mặt Công chứng viên.
Trước khi ký, Công chứng viên cần kiểm tra lại lần nữa xem tài sản tại thời điểm ký công chứng có được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại văn phòng công chứng và phần mềm tra cứu thông tin ngăn chặn của Sở Tư pháp)
a/ Trường hợp tài sản bị ngăn chặn, không được phép giao dịch: Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối chứng nhận hồ sơ;
b/ Trường hợp tài sản được phép giao dịch: Công chứng viên kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, đối chiếu các bản chính và đóng dấu đã kiểm tra bản chính trên các giấy tờ có liên quan, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch và trang lời chứng, đồng thời ký điện tử vào chương trình quản lý hồ sơ công chứng, sau đó chuyển cho thư ký nghiệp vụ lên danh mục, đóng bút lục và nộp lại bộ phận văn thư – thu phí công chứng.
Bước 5: Đóng dấu và trả kết qủa
Khách hàng ngồi chờ tại bộ phận văn thư – thu phí. Sau khi hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, bộ phận thu phí sẽ chuyển hồ sơ cho bộ phận văn thư, đóng dấu và hoàn trả hồ sơ đã được công chứng cho các bên đồng thời chuyển bản lưu hồ sơ công chứng cho bộ phận lưu trữ theo quy định.
1.2 Thời hạn giải quyết hồ sơ:
a/ Hồ sơ hợp lệ, đầy đủ: Giải quyết ngay
b/ Hồ sơ phức tạp và đặc biệt phức tạp: Không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (không kể thời gian xác minh, giám định…)
