CÁC QUY TRÌNH CÔNG CHỨNG ĐẶC BIỆT
1. Quy trình công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá
1.1.Quy trình thực hiện công chứng:
Bước 1: Trưởng văn phòng tiếp nhận thư mời tham gia phiên đấu giá của tổ chức bán đấu giá, phân công cho Công chứng viên của văn phòng sẽ tham dự phiên đấu giá, kiểm tra hồ sơ do người của tổ chức, doanh nghiệp bán đấu giá nộp. Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra tài sản có được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại văn phòng và phần mềm tra cứu thông tin ngăn chặn của Sở Tư pháp.
a/ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên giải thích rõ lý do từ chối và từ chối tiếp nhận hồ sơ.
b/ Trường hợp hồ sơ thiếu: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ).
c/ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật, Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ, ghi vào sổ công chứng, báo cáo Trưởng văn phòng để tham dự phiên đấu giá.
Bước 2: Theo lịch hẹn, Công chứng viên tham dự và chứng kiến phiên đấu giá.
Trường hợp phiên đấu giá diễn ra đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật thì thực hiện tiếp tục bước 3
Bước 3: Sau khi việc đấu giá thành công, Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng, năng lực hành vi dân sự, chữ ký của đấu giá viên và người mua được tài sản bán đấu giá, nội dung thoả thuận của các bên.
Công chứng viên chuyển cho thư ký nghiệp vụ để đánh máy phần lời chứng. Lời chứng của Công chứng viên phải ghi rõ thời điểm giao kết hợp đồng, địa điểm công chứng, năng lực hành vi dân sự, chữ ký cuả người đại diện doanh nghiệp tổ chức bán đấu giá chuyên nghiệp và người mua được tài sản bán đấu giá, nội dung thoả thuận của các bên.
Bước 4: Trước khi ký, Công chứng viên cần kiểm tra lại lần nữa xem tại thời điểm giao dịch tài sản có được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại văn phòng và phần mềm tra cứu thông tin ngăn chặn của Sở Tư pháp).
a/ Trường hợp tài sản bị ngăn chặn, không được phép giao dịch: Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối chứng nhận hồ sơ;
b/ Trường hợp tài sản được phép giao dịch: Công chứng viên kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, đối chiếu các bản chính và đóng dấu đã kiểm tra bản chính trên các giấy tờ có liên quan, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch và trang lời chứng, đồng thời ký điện tử vào chương trình quản lý hồ sơ công chứng, sau đó chuyển cho thư ký nghiệp vụ lên danh mục, đóng bút lục và nộp lại bộ phận văn thư – thu phí công chứng.
Bước 5: Khách ngồi chờ tại bộ phận văn thư – thu phí. Sau khi hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, bộ phận thu phí sẽ chuyển hồ sơ cho bộ phận văn thư, đóng dấu và hoàn trả hồ sơ đã được công chứng cho các bên đồng thời chuyển bản lưu hồ sơ công chứng cho bộ phận lưu trữ theo quy định.
1.2 Thời hạn giải quyết
Theo giấy mời của tổ chức bán đấu giá tài sản.
2. Quy trình công chứng ngoài trụ sở
2.1 Các trường hợp thực hiện công chứng ngoài trụ sở:
a/ Trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, tính mạng bị cái chết đe doạ hoặc do bệnh tật không thể đi lại được;
b/ Trường hợp người yêu cầu công chứng đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.
2.2 Trình tự công chứng ngoài trụ sở như sau:
Bước 1: Công chứng viên trực tiếp tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng ngoài trụ sở. Ngoài thành phần hồ sơ theo quy định, hồ sơ phải có đơn yêu cầu công chứng ngoài trụ sở nêu rõ lý do. Đối với trường hợp yêu cầu công chứng tại trại tạm giam, trại cai nghiện, kèm theo đơn yêu cầu phải có văn bản của cơ quan có thẩm quyền chấp thuận cho Công chứng viên được vào trại tạm giam, trại cai nghiện để thực hiện việc công chứng. Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra tài sản có được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại văn phòng và phần mềm tra cứu thông tin ngăn chặn của Sở Tư pháp).
a/ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên giải thích rõ lý do từ chối và từ chối tiếp nhận hồ sơ.
b/ Trường hợp hồ sơ thiếu: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ).
c/ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật, Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ, ghi vào sổ công chứng, báo cáo Trưởng văn phòng, Trưởng văn phòng có nhiệm vụ phân công Công chứng viên thực hiện công việc công chứng ngoài trụ sở. Công chứng viên được phân công cấp phiếu hẹn cho khách( trong phiếu hẹn ghi rõ ngày nhận hồ sơ, ngày nhận công chứng ngoài trụ sở và các lưu ý khác nếu có)
Bước 2: Công chứng viên chuyển thư ký nghiệp vụ để thực hiện những việc cụ thể do Công chứng viên phân công (rà soát, chỉnh lý dự thảo hợp đồng do các bên đã nộp, đánh máy, in ấn hợp đồng…)
a/ Trường hợp người yêu cầu công chứng đã dự thảo hợp đồng, giao dịch: Công chứng viên kiểm tra lại dự thảo hợp đồng, giao dịch; nếu dự thảo hợp đồng, giao dịch có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch không phù hợp với thực tế thì Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng;
b/ Trường hợp người yêu cầu công chứng chưa dự thảo sẵn hợp đồng, giao dịch: nếu nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch và chuyển đánh máy nội dung hợp đồng, giao dịch.
Bước 3: Theo lịch hẹn, Công chứng viên đến địa điểm công chứng ngoài trụ sở. Thư ký nghiệp vụ hướng dẫn người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch.
Trường hợp người yêu cầu công chứng không biết đọc, không biết viết, Công chứng viên phải yêu cầu bổ sung nhân chứng chứng kiến công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe và ký xác nhận vào văn bản công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng không thành thạo tiếng Việt, Công chứng viên phải yêu cầu bổ sung người phiên dịch. Nếu khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ dự thảo nội dung hợp đồng, giao dịch, Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ, lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng, hướng dẫn người được yêu cầu công chứng ký (điểm chỉ) vào từng trang của bản hợp đồng, giao dịch trước mặt Công chứng viên.
Công chứng viên đối chiếu các bản chính và đóng dấu đã kiểm tra bản chính trên các giấy tờ có liên quan, ký vào từng trang của văn bản và trang lời chứng, phần lời chứng của văn bản công chứng ngoài trụ sở phải ghi rõ lý do, thời gian và địa điểm thực hiện việc công chứng. Sau đó đưa hồ sơ về văn phòng đóng dấu.
Bước 4: Trước khi ký, Công chứng viên cần kiểm tra lại lần nữa xem tài sản tại thời điểm ký công chứng có được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại văn phòng công chứng và phần mềm tra cứu thông tin ngăn chặn của Sở Tư pháp).
a/ Trường hợp tài sản bị ngăn chặn, không được phép giao dịch: Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối chứng nhận hồ sơ;
b/ Trường hợp tài sản được phép giao dịch: Công chứng viên kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, đối chiếu các bản chính và đóng dấu đã kiểm tra bản chính trên các giấy tờ có liên quan, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch và trang lời chứng, đồng thời ký điện tử vào chương trình quản lý hồ sơ công chứng, sau đó chuyển cho thư ký nghiệp vụ lên danh mục, đóng bút lục và nộp lại bộ phận văn thư – thu phí công chứng.
Bước 5: Khách hàng ngồi chờ tại bộ phận văn thư – thu phí. Sau khi hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, bộ phận thu phí sẽ chuyển hồ sơ cho bộ phận văn thư, đóng dấu và hoàn trả hồ sơ đã được công chứng cho các bên đồng thời chuyển bản lưu hồ sơ công chứng cho bộ phận lưu trữ theo quy định.
2.3 Thời hạn giải quyết hồ sơ:
a/ Hồ sơ đầy đủ, hợp lệ: Không quá 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ;
b/ Hồ sơ phức tạp và đặc biệt phức tạp: Không quá 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (Không kể thời gian xác minh, giám định, báo cáo xin ý kiến…)
