Quy trình công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản.
Quy trình thực hiện công chứng:
Bước 1: Công chứng viên trực tiếp tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng.
Hồ sơ gồm:
- Phiếu yêu cầu công chứng, trong đó có thông tin về họ tên, địa chỉ người yêu cầu công chứng, nội dung cần công chứng di chúc, danh mục giấy tờ gửi kèm theo, tên tổ chức hành nghề công chứng, họ tên người tiếp nhận hồ sơ công chứng, thời điểm tiếp nhận hồ sơ;
- Dự thảo Văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản (trong trường hợp văn bản do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng thì không có loại hồ sơ này);
- Bản sao giấy tờ tuỳ thân của người yêu cầu công chứng: Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng (nếu người yêu cầu công chứng là cá nhân), Giấy tờ về tư cách pháp nhân (giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) và giấy tờ về người đại diện pháp nhân (chứng minh nhân dân, hộ chiếu, biên bản họp của pháp nhân về việc chấp thuận đối với giao dịch…);
- Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao các giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp Văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản liên quan đến tài sản đó;
- Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến di chúc mà pháp luật quy định phải có như: Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân, tình trạng tài sản chung riêng (Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân; Giấy chứng nhận kết hôn; bản án hoặc quyết định thuận tình ly hôn; Giấy chứng tử của vợ hoặc chồng, Văn bản cam kết tài sản riêng…);
- Trường hợp thừa kế theo pháp luật, thì trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế. Trường hợp thừa kế di chúc, trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có bản sao di chúc.
(Bản sao là bản chụp, bản in hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải chứng thực).
Bước 2: Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng: Việc kiểm tra bao gồm cả kiểm tra tài sản có được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại văn phòng và phần mềm tra cứu thông tin ngăn chặn của Sở Tư pháp), kể cả việc xác minh cụ thể tại nơi có tài sản.
Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản đúng là người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản và những người yêu cầu công chứng đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc có căn cứ cho rằng việc để lại du sản và hưởng di sản là không đúng pháp luật thì từ chối yêu cầu công chứng hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định
+ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết, Công chứng viên giải thích rõ lý do từ chối và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối bằng văn bản, Công chứng viên báo cho Trưởng văn phòng xin ý kiến và ký văn bản trả lời cho khách;
+ Trường hợp hồ sơ thiếu: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn và họ, tên của Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ). Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ được thực hiện một lần (trừ trường hợp có phát sinh mới từ tài liệu bổ sung). Thời gian bổ sung hồ sơ không tính vào thời hạn giải quyết hồ sơ;
+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật, Công chứng viên thụ lý, ghi vào sổ công chứng, theo yêu cầu của khách hàng, Công chứng viên có thể giải quyết hồ sơ ngày hoặc cấp phiếu hẹn (phiếu hẹn ghi cụ thể ngày tháng năm nhận, ngày tháng năm hẹn ký và họ tên Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ);
Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng tuân thủ đúng các quy định về thủ tục công chứng và các quy định pháp luật có liên quan đến việc thực hiện giao dịch; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc tham gia giao dịch. Trong trường hợp có căn cứ cho rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì Công chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng viên làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác inh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ được thì có quyền từ chối công chứng.
Bước 3: Niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản
Công chứng viên chuyển thư ký nghiệp vụ để thực hiện những việc cụ thể do Công chứng viên phân công: Chuẩn bị văn bản niêm yết, văn bản thoả thuận phân chia di sản hoặc văn bản khai nhận di sản (lưu ý: trong văn bản niêm yết phải ghi rõ thời hạn niêm yết là 15 ngày, phải nêu rõ họ, tên của người để lại di sản, tên của những người thoả thuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế, quan hệ của những người thoả thuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế với người để lại di sản thừa kế, danh mục di sản thừa kế. Bản niêm yết phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việc bỏ sót, giấu giếm người được hưởng di sản thừa kế, bỏ sót người thừa kế, di sản thừa kế không thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng của người để lại di sản thì khiếu nại, tố cáo đó được gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc niêm yết).
Công chứng viên ký văn bản niêm yết và phân công cán bộ của văn phòng đi niêm yết tại trụ sở uỷ ban nhân dân cấp xã/phường. Ngày niêm yết không trễ hơn 2 ngày làm việc sau khi nhận đủ hồ sơ.
Việc niêm yết được thực hiện tại trụ sở của Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản, trường hợp không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó. Trường hợp di sản gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ gồm có bất động sản thì việc niêm yết được thực hiện theo quy định tại Khoản này và tại Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi có bất động sản. Trường hợp di sản chỉ gồm động sản, nếu trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng và nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết.
Trong trường hợp nơi thường trú, tạm trú của người để lại di sản không ở thành phố Hồ Chí Minh, thì văn phòng có thể uỷ thác cho Uỷ ban nhân dân cấp xã/ phường nơi thường trú hoặc tạm trú của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết. Việc uỷ thác phải bằng công văn gửi bảo đảm, có hồi báo. Công văn uỷ thác được phát hành không trễ hơn 2 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Bước 4: Soạn thảo hoặc chỉnh lý văn bản công chứng
Công chứng viên thực hiện hoặc chuyển thư ký nghiệp vụ để thực hiện những việc cụ thể do Công chứng viên phân công (rà soát, chỉnh lý dự thảo văn bản do các bên đã nộp, đánh máy, in ấn hợp đồng…)
a/ Trường hợp người yêu cầu công chứng đã dự thảo văn bản: Công chứng viên kiểm tra lại dự thảo, nếu dự thảo phù hợp hoàn toàn với quy định của pháp luật thì sau khi ghi vào sổ thụ lý, Công chứng viên chuyển cho thư ký nghiệp vụ đánh máy lời chứng. Trong trường hợp dự thảo hợp đồng có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, đối tượng của dự thảo không phù hợp với thực tế thì Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng;
b/ Trường hợp người yêu cầu công chứng chưa dự thảo sẵn văn bản: nếu nội dung, ý định giao kết là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên chuyển thư ký nghiệp vụ đánh máy soạn thảo văn bản.
Bước 5: Ký văn bản và công chứng văn bản
Theo phiếu hẹn, khách đem hồ sơ gồm phiếu hẹn và bản chính các giấy tờ đã nộp lên văn phòng công chứng. Trong thời hạn niêm yết, nếu có khiếu nại, tố cáo, thư ký nghiệp vụ hướng dẫn khách gặp Công chứng viên để được giải thích, hướng dẫn (tuỳ theo nội dung tố cáo, khiếu nại).
Sau 15 ngày kể từ ngày niêm yết, nếu văn phòng công chứng không nhận được khiếu nại, tố cáo liên quan đến di sản được niêm yết, thư ký nghiệp vụ hướng dẫn người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo văn bản khai nhận hoặc thoả thuận phân chia di sản. Trường hợp người yêu cầu công chứng không biết đọc, không biết viết, Công chứng viên yêu cầu có nhân chứng chứng kiến Công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe (theo Khoản 7 Điều 40 Luật Công chứng 2014) và nhân chứng cùng ký xác nhận vào văn bản. Trường hợp người yêu cầu công chứng không thành thạo tiếng Việt, Công chứng viên phải yêu cầu có người phiên dịch. Nếu khách có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung này. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ dự thảo văn bản khai nhận hoặc thoả thuận phân chia di sản, Công chứng viên kiểm tra năng lực hành vi dân sự của khách, giải thích quyền, nghĩa vụ, lợi ích hợp đồng của họ, ý nghĩa và hậu quả của việc công chứng; hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký (điểm chỉ) vào từng trang của văn bản khai nhận hoặc thoả thuận phân chia di sản trước mặt Công chứng viên.
Trước khi ký, Công chứng viên cần kiểm tra lại lần nữa xem tài sản tại thời điểm ký công chứng có được phép giao dịch theo quy định của pháp luật hay không (theo thông tin, số liệu được lưu trữ tại văn phòng và phần mềm tra cứu thông tin ngăn chặn của Sở Tư pháp).
a/ Trường hợp tài sản bị ngăn chặn, không được phép giao dịch: Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối chứng nhận hồ sơ;
b/ Trường hợp tài sản được phép giao dịch: Công chứng viên kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ, đối chiếu các bản chính và đóng dấu đã kiểm tra bản chính trên các giấy tờ có liên quan, ký vào từng trang của văn bản khai nhận hoặc thoả thuận phân chia di sản và trang lời chứng, đồng thời ký điện tử vào chương trình quản lý hồ sơ công chứng, sau đó chuyển cho thư ký nghiệp vụ lên danh mục, đóng bút lục và nộp lại bộ phận văn thư – thu phí công chứng.
Bước 6: Đóng dấu và trả kết quả
Khách ngồi chờ tại bộ phận văn thư – thu phí. Sau khi hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, bộ phận thu phí sẽ chuyển hồ sơ cho bộ phận văn thư, đóng dấu và hoàn trả hồ sơ đã được công chứng cho các bên đồng thời chuyển bản lưu hồ sơ công chứng cho bộ phận lưu trữ theo quy định.
4.2 Thời hạn giải quyết hồ sơ:
18 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ (gồm 3 ngày chuẩn bị hồ sơ niêm yết và 15 ngày niêm yết).
