QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ KẾ TOÁN; CÔNG VĂN ĐẾN, CÔNG VĂN ĐI; GIẤY TỜ KHÁC

QUY TRÌNH LƯU TRỮ HỒ SƠ KẾ TOÁN; CÔNG VĂN ĐẾN, CÔNG VĂN ĐI; GIẤY TỜ KHÁC
I.    Quy trình lưu trữ hồ sơ kế toán:
Quy trình lưu trữ hồ sơ kế toán được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã nộp cho thuế hàng tháng: Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào + đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thuế.
Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo phiếu thu, phiếu chi, phiếu kế toán,...có đầy đủ chữ ký theo chức danh. Hóa đơn mua vào phải có phiếu chi , hóa đơn bán ra phải có phiếu thu , nếu thanh toán qua ngân hàng thì phải có bảng sao kê của ngân hàng
Bước 2: Kẹp riêng chứng từ của từng tháng, mỗi tháng một tập có bìa đầy đủ
- Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT,, Môn Bài, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo thuế TNDN tạm nộp hàng quý...
- Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN- Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo
- Hóa đơn viết cho khách hàng phải kẹp theo phiếu thu
II.    Quy trình lưu trữ công văn đến, công văn đi
2.1.    Quy trình lưu trữ công văn đến:
Bước 1: Bộ phận văn thư tiếp nhận văn bản đến để vào sổ văn bản đến, đánh số, đóng dấu văn bản đến (ghi rõ ngày nhận văn bản). Đối với những đơn thư khiếu nại, tố cáo thì phải giữ lại phong bì, đính kèm vào văn bản để làm bằng chứng khi xử lý theo quy trình giải quyết khiếu nại, tố cáo.
Bước 2: Tất cả văn bản đến được chuyển Trưởng Văn phòng hoặc Phó trưởng văn phòng giải quyết.
Bước 3: Căn cứ nội dung văn bản đến, Trưởng Văn phòng hoặc Phó trưởng văn phòng xem xét và ghi ý kiến chỉ đạo, phân công đơn vị, cá nhân thực hiện vào văn bản.
Bước 4: Văn thư ghi tổ/cá nhân vào sổ văn bản đến để theo dõi và chuyển văn bản dến cho tổ/cá nhân liên quan thực hiện.
Bước 5: Tổ/cá nhân liên quan có trách nhiệm nghiên cứu nội dung văn bản, giải quyết theo ý kiến chỉ đạo của Trưởng Văn phòng hoặc Phó trưởng văn phòng.
Bước 6: Công văn đến được chuyển lại cho Bộ phận văn thư đóng quyển theo tháng, quý, năm sau đó đưa vào kho lưu trữ để ở khu vực riêng.
2.2.    Quy trình lưu trữ công văn đi:
Bước 1: Trưởng Văn phòng hoặc Phó trưởng văn phòng nghiên cứu dự thảo văn bản đi, kiểm tra và ký vào văn bản đi
Bước 2: Bộ phận văn thư chịu trách nhiệm làm thủ tục ban hành văn bản gửi văn bản đi,  đánh số, đóng dấu văn bản đi, vào sổ đăng ký văn bản đi.
Bước 3 : Lưu trữ bản chính văn bản đi theo thứ tự đóng quyển theo tháng, quý, năm, đưa vào kho lưu trữ để ở khu vực riêng.
2.3.    Quy trình lưu trữ các giấy tờ khác:
-  Mọi hồ sơ Công chứng tài liệu, giấy tờ, hợp đồng, giao dịch, chuyển nhượng nhà, đất,  thế chấp... tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Thị Ngọc Bích được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan;  Hồ sơ sau khi hoàn tất  phải được nhập máy, giao nộp bản lưu vào bộ phận lưu trữ quản lý hồ sơ để chỉnh lý, thống kê số lượng, sắp xếp và lưu trữ đầy đủ tại kho lưu trũ của phòng.
-  Thời gian chậm nhất bàn giao hồ sơ cho bộ phận lưu trữ sau khi hoàn tất  là 01  ngày 
- Thành phần hồ sơ đưa vào lưu trữ: hồ sơ, tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, bản sao hợp pháp , bản photo đã đối chiếu và các văn bản, giấy tờ có giá trị pháp lý của  bộ hồ sơ.
- Phải lập sổ thống kê hồ sơ, tài liệu lưu trữ, sắp xếp hồ sơ vào giá, kệ theo trật tự , có sơ đồ vị trí theo hệ thống để thuận tiện, bảo quản phục vụ, khai thác, sao lục khi cần thiết.
- Có kế hoạch thực hiện việc chỉnh lý, sắp xếp hồ sơ lưu trữ do các bộ phận nộp lưu theo quy định.